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Admin Assitant
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Shanghai-China
- 负责办公室日常运营和维护工作，确保办公环境整洁、有序、安全。
- 协调物业、保洁、快递、维修等外部服务供应商。
- 负责办公设备（打印机、会议设备等）的日常管理和维护协调。
- 协助组织公司会议、员工活动及客户接待工作。
- 负责办公用品、劳保用品及其他行政物资的采购、领用和库存管理。
- 根据业务需求进行日常行政采购，并确保采购流程符合公司规定。
- 协助处理行政相关费用报销、付款申请及采购订单跟踪。
- 对行政费用进行统计和记录，协助控制办公运营成本。
- 负责项目授权书、合同、证明文件及其他公文的盖章申请及流程跟进。
- 负责文件邮寄、快递安排及签收记录管理。
- 协助维护相关文件台账，确保文件流转准确、及时。
- 配合相关部门完成文件归档及审计资料准备工作。
- 负责公司行政文件、项目文件及其他资料的整理、归档和维护。
- 建立并维护电子文档和纸质档案管理体系。
- 确保文件版本受控、存档完整且便于查询。
- 定期整理历史资料，确保档案管理符合公司要求。
- 协助销售经理处理日常行政事务及团队协调工作。
- 协助准备销售会议材料、报告及相关文件。
- 协助跟踪内部审批流程及跨部门沟通事项。
- 支持销售团队差旅安排、会议组织及客户活动协调工作。
- 协助维护客户及项目相关行政资料。
- 完成销售经理及公司管理层安排的其他临时性工作。
- 根据业务需要，协助支持跨部门项目及专项工作。
- 积极配合团队开展各类行政及运营支持工作。
- 大专及以上学历，行政管理、工商管理、文秘等相关专业优先。
- 1-3年以上行政助理、办公室助理或相关工作经验。
- 有外资企业或跨国公司工作经验者优先。
- 熟练使用 Microsoft Office（Word、Excel、PowerPoint、Outlook）。
- 具备良好的文档管理和行政事务处理能力。
- 具备较强的沟通协调能力和执行能力。
岗位职责
1. 办公室行政管理
2. 办公用品及费用采购管理
3. 公文及印章管理
4. 文档管理及档案维护
5. 销售团队支持
6. 其他工作
任职要求
教育背景
工作经验
技能要求
能够同时处理多项任务并按时完成工作。
