Sommaire du poste

Le ou la Coordonnateur(trice) de service joue un rôle central dans le soutien et la coordination des opérations de service. Cette personne assure la gestion administrative des interventions, le suivi des pièces et des équipements, la coordination des ressources techniques ainsi que le support aux clients et aux équipes internes. Elle contribue activement à l'efficacité opérationnelle et à la satisfaction de la clientèle en veillant au bon déroulement des activités quotidiennes.

Principales responsabilités

Gestion des pièces et de l’inventaire

• Effectuer les commandes de pièces dans le système Oracle.
• Assurer le suivi des commandes en attente (« Parts Pending »).
• Gérer les inventaires du département de service avec le magasinier ainsi que ceux liés aux projets Temps & Matériel (T&M).
• Participer au processus d’inventaire annuel.
• Préparer et expédier les pièces destinées aux clients et techniciens.

Coordination des interventions et des projets

• Créer et administrer les billets de service.
• Planifier et coordonner les interventions de service T&M.
• Assurer le suivi des travaux en cours et veiller au respect des échéanciers.
• Coordonner la location des équipements requis pour les interventions (nacelles, plateformes élévatrices, etc.).
• Soutenir l’administration et le suivi des projets spéciaux, notamment les migrations technologiques et les programmes de modernisation de systèmes.

Gestion des soumissions et des achats

• Préparer les soumissions destinées aux clients.
• Effectuer le suivi des soumissions et répondre aux demandes de la clientèle.
• Solliciter, analyser et comparer les soumissions des fournisseurs.
• Coordonner les achats requis pour les travaux de service et les projets.

Soutien aux opérations

• Agir à titre de personne-ressource pour les techniciens de service.
• Fournir un soutien opérationnel aux techniciens en service de garde, de soir et de fin de semaine.
• Répondre aux demandes des clients et assurer un suivi rapide et professionnel.
• Orienter les demandes vers les départements appropriés lorsque requis.
• Assurer la continuité des opérations en l’absence du Directeur de service.

Administration et facturation

• Vérifier, corriger et compléter les billets de service.
• Effectuer la facturation des travaux de service, incluant les heures de main-d’œuvre et les travaux HVAC.
• Effectuer les révisions et corrections des dossiers nécessitant des ajustements administratifs ou financiers.
• Maintenir l’intégrité et l’exactitude des données dans les systèmes de gestion.

Conformité et amélioration continue

• Identifier et mettre en œuvre des améliorations visant à optimiser les processus administratifs et opérationnels.
• Contribuer au maintien des standards de qualité et d’efficacité du département de service.

Qualifications requises

• DEC en administration, logistique, gestion des opérations ou toute autre combinaison de formation et d’expérience pertinente.
• Expérience dans un poste de coordination de service, de répartition ou de soutien administratif opérationnel.
• Connaissance d’Oracle ou d’un système ERP équivalent.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Excellentes aptitudes en organisation, planification et gestion des priorités.
• Solides compétences en communication et en service à la clientèle.
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique comportant plusieurs dossiers simultanés.
• Bilinguisme (français et anglais), un atout.

Atouts

• Expérience dans les secteurs de la sécurité électronique, du contrôle d’accès, de la vidéosurveillance, des systèmes d’alarme ou de la protection incendie.
• Connaissance des processus de service technique et de gestion des appels de service.

Compétences recherchées

• Sens aigu de l’organisation et de la gestion des priorités
• Autonomie et esprit d’initiative
• Rigueur et souci du détail
• Excellentes habiletés relationnelles
• Orientation client
• Esprit d’équipe et collaboration
• Leadership et capacité d’influence
• Gestion du stress et respect des échéanciers
• Capacité d’adaptation et résolution de problèmes

Fourchette salariale horaire : 36$ à 47$ (Le taux horaire sera déterminé en fonction de la formation, de l’expérience, des connaissances, des compétences et des aptitudes du candidat, de l’équité interne et des données du marché.)

Ce poste offre un ensemble d’avantages sociaux concurrentiel. La fourchette salariale affichée représente la rémunération cible pour ce rôle. Toutefois, les candidats exceptionnels possédant des compétences et une expérience uniques peuvent être considérés au-delà de cette fourchette.

Afin d’assurer un processus d’embauche efficace et équitable, des outils technologiques, y compris l’intelligence artificielle (IA), peuvent être utilisés pour identifier et évaluer les candidats. Toutes les décisions d’embauche sont prises par des évaluateurs humains.